Si estás tratando de crear un conjunto de datos, una de las partes más difíciles es recopilar la información de otras personas. Airtable me proporciona una manera fácil de crear formularios accesibles que otros pueden usar para ingresar los datos y cifras necesarios para construir mi conjunto de datos.
Dicho esto, te mostraré toda la información necesaria sobre cómo crear un formulario en Airtable, sin importar en qué plataforma estés utilizando la aplicación.
Cómo crear un formulario en Airtable desde Windows, Mac o Chromebook
Si estás intentando crear formularios en Airtable, la versión de escritorio es el único camino a seguir. Tanto la creación como la visualización de formularios no están disponibles en la versión nativa de la aplicación Airtable. Para crear un formulario en Airtable, sigue estos pasos:
Creando la tabla base
Antes de crear un formulario, necesitarás una tabla donde reunirás todos los datos recopilados. La tabla que uses puede importarse desde otras aplicaciones de hojas de cálculo como Hojas de cálculo de Google o Windows Excel, o crearse directamente en Airtable. Para crear una base Airtable:
- Abre Airtable e inicia sesión si aún no lo has hecho.
- Ve al menú Inicio y haz clic en el icono Agregar una base. Debería ser la imagen con un gran signo más.
- Puedes elegir comenzar desde una plantilla para usar las guías de bases de datos disponibles en Airtable, importar datos existentes de otras hojas de cálculo o aplicaciones de bases de datos, o comenzar una tabla desde cero.
- Si estás comenzando desde cero, puedes cambiar el icono, el nombre de la tabla y el color del icono directamente desde el menú desplegable.
- Cuando hayas terminado, abre la mesa.
- Edita los parámetros de la tabla como mejor te parezca. Hacer doble clic en el encabezado de una columna o celda te permitirá cambiar el contenido. Si has terminado, continúa con el siguiente paso.
Crear la forma básica
Para crear el formulario básico que será la plantilla de tu proyecto:
- Para comenzar a construir tu formulario Airtable, ve a la vista de formulario dentro de tu base Airtable. La opción para seleccionar Vista de formulario se encuentra en la esquina inferior izquierda de la pantalla, justo debajo de la pestaña Agregar vista. Haz clic en Formulario.
- Ahora debería haber otro icono en la pestaña Vistas. Haz clic en Abrir formulario.
- Notarás que se creará una nueva plantilla de formulario, completada con los encabezados de columna de tu base Airtable.
Edición del formulario
Puedes editar el formulario haciendo lo siguiente:
- Si deseas agregar un logotipo a tu formulario de Airtable, haz clic en el icono Agregar un logotipo en la parte superior del formulario. Sin embargo, ten en cuenta que esta es una opción Premium Airtable y requiere una cuenta Pro Airtable. Esto no está disponible en la versión de prueba gratuita o Pro.
- Si deseas agregar una imagen de portada, también puedes hacer doble clic en el icono Agregar imagen de portada en la parte superior del formulario. Esta también es una opción de versión premium.
- Si deseas reorganizar la posición de los cuadros de entrada, haz clic y arrastra los cuadros como mejor te parezca.
- Si deseas eliminar un campo existente en el formulario, haz clic y arrastra el cuadro de texto hacia la izquierda y suéltalo en el cuadro llamado “Arrastrar y soltar campos aquí para ocultar”.
- Si deseas eliminar todos los campos existentes, haz clic en “Eliminar todo” en el menú Campos.
- Si eliminaste todos los campos pero deseas volver a agregarlos, haz clic en “Agregar todo”.
- Si deseas crear un nuevo cuadro de texto, haz clic en “+ Agregar un campo a esta tabla”. Ten en cuenta que esto también agregará otra columna a la base Airtable existente.
Edición de los campos
Campo de título del formulario
- Para cambiar el nombre del formulario, haz clic en el título del formulario y cambia el texto como desees. Si deseas agregar más resumen o explicación del formulario, escribe texto en el cuadro “Agregar una descripción para este formulario”.
primer campo
- En el primer campo, puedes cambiar el título haciendo clic en el nombre y editando el texto. Esto no afectará el título de la base Airtable actual.
- Para agregar texto de ayuda, haz clic en el cuadro “Agregar texto de ayuda” e ingresa tu mensaje. Este mensaje solo será visible cuando el usuario se desplace sobre ese campo específico.
- En la esquina superior izquierda del cuadro Campo, verás el nombre del campo relacionado con el encabezado de la columna de la base Airtable. Al hacer clic en él, se abrirán varias opciones, a saber, Personalizar tipo de campo, Editar permisos de campo, Duplicar campo y Eliminar campo.
- Duplicar campo crea un nuevo cuadro de campo con todas las configuraciones de campo duplicado.
- Eliminar campo elimina el campo del formulario.
- Los permisos de edición de campo designan a las personas que tienen la capacidad de editar los valores en este campo. Esto se puede establecer en Editor y superior, Creadores y superior, Usuarios específicos y Nadie. Los propietarios de los formularios siempre tendrán permiso de edición. Establecer el permiso Editar campo en Nadie solo permitirá que el propietario cambie los valores en ese campo.
- El tipo de campo personalizado cambia el formato de los datos que se pueden ingresar en el campo. Hay varias configuraciones y cada una tiene sus propias descripciones. Por ejemplo, puedes configurar este campo para aceptar solo texto o solo números. Una vez configurado, haz clic en Guardar para conservar los cambios.
- En la esquina superior derecha del campo, el cuadro es un botón de alternancia Obligatorio. Habilitar esto significa que un usuario que ingresa datos no puede dejar este cuadro de texto en blanco.
- En la parte inferior hay un campo “Mostrar solo cuando se cumplen las condiciones”. Esto está deshabilitado para el primer campo de formulario. Solo a partir del segundo campo se pueden programar con condiciones.
Segundo campo en adelante
- Todas las opciones excepto “Mostrar campo solo cuando se cumplen las condiciones” son similares a los segundos campos en adelante.
- Si habilitas “Mostrar campos solo cuando se cumplen las condiciones”, puedes establecer ciertos requisitos antes de que un determinado campo sea visible.
- La primera condición comienza con “Cuando”, seguida de un nombre de campo anterior, el operador de filtro y, según el operador, un cuadro de texto. Los operadores de campo son:
- Contiene: comprueba si el nombre del campo definido tiene un valor determinado como se indica en el cuadro de texto.
- No contiene: comprueba si un valor dado no está en el nombre de campo definido previamente.
- Es: comprueba si el nombre del campo definido es igual a un valor dado en el cuadro de texto.
- No es: comprueba que el nombre del campo definido no es igual a un valor dado en el cuadro de texto.
- Está vacío: comprueba que no hay ningún valor en el nombre de campo definido. Tenga en cuenta que esto puede no ser cierto si el nombre de campo definido se cambia según sea necesario.
- No está vacío: comprueba si el nombre del campo definido tiene un valor. Esto siempre será cierto si el nombre del campo se ha rotado según sea necesario.
Al hacer clic en “Agregar condición”, se creará otro operador de campo de condición. La primera palabra en la nueva condición será “And” u “Or”. La condición AND requiere que todas las condiciones sean verdaderas. La condición O requiere que al menos una condición sea verdadera. Se pueden crear varias condiciones para crear condiciones Y y O vinculadas.
Opciones de llenado de formularios
También hay varias opciones que puedes activar y desactivar después de que el usuario complete el formulario. Estas opciones son:
Cómo crear un formulario en Airtable desde un iPhone
La aplicación móvil Airtable no admite de forma nativa la creación o la vista previa de formularios. Si deseas acceder a formularios en la versión móvil de Airtable, crea un nuevo formulario usando la versión de escritorio y luego usa un enlace para compartir para que el formulario sea accesible en otros dispositivos. Consulta las instrucciones de escritorio de Airtable para aprender a crear un formulario de Airtable.
Cómo crear un formulario en AirTable desde un dispositivo Android
Como se mencionan en las instrucciones del iPhone, la aplicación móvil Airtable no admite la creación o visualización de formularios. Crea un enlace para compartir para conectar tu formulario creado en el escritorio a tu aplicación móvil. Consulta las instrucciones anteriores para la versión de escritorio para crear tu formulario.
Una herramienta muy poderosa
Los formularios son herramientas muy poderosas cuando necesito recopilar datos. La capacidad de crear un formulario digital con bastante facilidad es lo que hace de Airtable una aplicación tan útil. El proceso puede parecer un poco complicado al principio, pero se vuelve más simple cuanto más lo uso. Saber cómo crear un formulario en Airtable es una gran ventaja, ya sea que lo use en educación, negocios o simple mantenimiento de datos.
¿Has tenido alguna experiencia sobre cómo crear un formulario en Airtable? ¿Conoces otras formas de crear y usar formularios de Airtable? Comparte tus pensamientos en la sección de comentarios a continuación.
Contenido
