Desde el amanecer hasta Slack, todo lo que tu negocio necesita para funcionar sin contratiempos.

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Mis 6 aplicaciones empresariales favoritas

En cualquier oficina, fábrica o sala de reuniones es probable que encuentres más tablets y smartphones siendo usados que PCs. Los negocios ahora se llevan a cabo en cualquier dispositivo disponible, y eso significa que necesitas aplicaciones de calidad empresarial.

1. Slack

Disponible en: Android, Chrome OS, iOS, OS X, Windows, Aplicación web

Seis aplicaciones matadoras para empresas - Slack

El correo electrónico no es una forma eficiente de comunicarse cuando se trabaja en equipo. Es lento, fácil de ignorar y la información importante se dispersa en hilos separados. Además, cuando se envían múltiples revisiones de documentos como adjuntos, la posibilidad de confusión es terrible.

Slack adopta un enfoque diferente: es una aplicación de mensajería instantánea con un diseño inteligente para adultos. Los proyectos o grupos individuales se pueden dividir en canales separados (cada uno indicado con un hashtag similar a Twitter), por lo que puedes tener un canal para el equipo de marketing, por ejemplo, y otro para la campaña de marketing de invierno. Puedes dividir y subdividir a los miembros del equipo según sea necesario para mantener informados a todos los involucrados, mientras que aquellos que no necesitan participar en una conversación no se ven perturbados.

Todas las conversaciones en cada canal fluyen como un solo hilo; no hay hilos separados para diferentes temas. Para las personas acostumbradas a crear conversaciones diferentes con líneas de asunto exclusivas en un correo electrónico, esto puede ser desconcertante al principio, pero pronto te acostumbrarás a tener todo en un solo lugar. La función de búsqueda inteligente es muy rápida, resalta los términos de búsqueda en los resultados y generalmente facilita la recuperación de una conversación más antigua cuando lo desees.

También puedes compartir documentos con otros miembros del canal, y los comentarios hechos sobre esos documentos se guardan junto con los propios documentos, por lo que no hay necesidad de buscar en tu bandeja de entrada todas las respuestas a un borrador específico.

Slack funciona en todas las principales plataformas y puedes iniciar y participar en conversaciones desde cualquier dispositivo disponible. El uso es gratuito, pero si deseas un archivo de búsqueda con más de 10,000 mensajes, deberás actualizar a uno de los planes de pago, que comienzan en US$ 7 al mes para pequeñas y medianas empresas. Es un modelo de negocio inteligente porque una vez que comienzas a usar Slack, no creemos que muchas personas querrán volver a los 562 mensajes no leídos en sus bandejas de entrada.

2. Evernote

Disponible en: Android, iOS, OS X, Windows, Aplicación web

Seis aplicaciones matadoras para empresas - Evernote

Evernote era la aplicación de notas favorita de los profesionales antes de que el iPad existiera. Hoy en día, se ha convertido en una familia de herramientas que se integran perfectamente con la aplicación principal de Evernote.

Vamos a comenzar con Penultimate, una aplicación de escritura manual digital para iPad. Combinada con un lápiz Jot Script Evernote Edition, es la primera aplicación que nos ha convencido de que escribir en cursiva en la pantalla de una tablet puede funcionar. Esto se debe en gran parte a la función de zoom, que se enfoca en una pequeña parte de la pantalla y desplaza la página hacia abajo a medida que escribes, permitiéndote escribir de la misma manera que lo harías con papel y lápiz. Incluso con la mala caligrafía de nuestros periodistas, el motor de búsqueda hace un trabajo notablemente bueno al transcribir, y tus garabatos de Penultimate se guardan en Evernote sin ningún problema.

Luego está la aplicación Scannable para iOS, que te permite capturar documentos impresos o escritos a mano, como recibos de gastos o notas adhesivas, y guardarlos en tus carpetas de Evernote (o como compromisos de calendario, si el documento detalla una fecha). Escanea una tarjeta de presentación, usando Scannable o las aplicaciones móviles de Evernote, y no solo la información se digitaliza instantáneamente para almacenarla en tus contactos, sino que también se te pedirá que hagas una conexión instantánea en LinkedIn, lo que hace que sea fácil construir relaciones comerciales.

Finalmente, la aplicación multiplataforma Skitch tiene una excelente función: te permite hacer anotaciones rápidas en Google Maps. Entonces, si necesitas darle a un cliente o colega instrucciones claras sobre cómo llegar a un lugar de reunión o deseas marcar un mapa “Encuéntranos aquí” para incorporarlo al sitio web de la empresa, es perfecto para el trabajo.

3. Nascer do Sol

Disponible en: Chrome OS, iOS, Aplicación web

Seis aplicaciones matadoras para empresas - Sunrise

Sunrise es un poderoso gestor de calendario que funciona en todas las principales plataformas, excepto en Windows Phone. Esto probablemente explique por qué Microsoft recientemente pagó $100 millones por adquirir a su editor. Esperemos que esto no signifique que el desarrollo en otras plataformas se reducirá, porque en el campo abarrotado de las aplicaciones de calendario, Sunrise es la mejor.

Esto se debe en parte a que reúne una amplia gama de sistemas de calendario profesionales y personales: cubre eventos de Exchange, Google y iCloud, así como recordatorios de otras aplicaciones, incluyendo Evernote, GitHub y LinkedIn. Sunrise los reúne a todos en una única vista de programación que muestra lo que está agendado para los próximos días, junto con un pronóstico del clima.

La ejecución está llena de detalles deliciosos, como la forma en que los eventos del calendario se asignan automáticamente a íconos basados en sus descripciones. Las citas que contienen la palabra “entrevista”, por ejemplo, reciben un bocadillo de diálogo, mientras que “cumpleaños” recibe un globo. Al crear una nueva cita (en Android e iOS), puedes marcar la hora en un reloj virtual, una interfaz más rápida e intuitiva que los menús desplegables convencionales.

Los usuarios de Android también pueden instalar un widget de Sunrise en su pantalla de inicio para obtener un resumen rápido de próximas citas y la opción de agregarlas rápidamente sin tener que abrir la aplicación primero. Los usuarios de escritorio pueden usar Sunrise a través de una aplicación de Google Chrome, que permite ejecutar el calendario en una ventana independiente. Aquí, debes hacer doble clic en un espacio en blanco en el día relevante para crear una nueva cita, lo cual no es inmediatamente obvio, pero posiblemente sea la única falla de usabilidad que Sunrise comete en cualquier plataforma.

4. Cogi

Disponible en: Android, iOS

Incluso los expertos en taquigrafía admiten que tomar notas durante las reuniones nunca es una representación verdadera de lo que se dijo. Cogi te permite capturar los momentos clave de las reuniones, discursos o presentaciones sin tener que grabar toda la sesión.

Usar Cogi es tan simple como activarlo al comienzo de la reunión. Esto pone a Cogi a escuchar lo que se dice, pero la grabación comienza solo cuando presionas el botón de Destacar. Lo inteligente es que, dado que a menudo no sabes de antemano cuándo alguien está a punto de decir algo digno de nota, Cogi mantiene un búfer de audio. Entonces, cuando tocas Destacar, la grabación de audio comienza con los 15 segundos anteriores de audio. (Si lo prefieres, puedes configurar el búfer de pregrabación en 5, 15, 30 o 45 segundos.)

Cuando la parte interesante haya terminado, simplemente toca nuevamente para detener la grabación. No hay límite para la duración de los aspectos destacados: pueden ser una cita memorable de cinco segundos o un monólogo de 30 minutos. La idea es registrar solo las partes cruciales para que puedas revisar rápidamente los aspectos destacados más adelante.

Todos los aspectos destacados de una reunión se agrupan en una sola sesión y cada clip se puede nombrar para referencia posterior. También es posible agregar notas de texto y fotos a una sesión. Las sesiones también se pueden marcar: la aplicación te permite buscar en tus contactos los nombres de los oradores para ser etiquetados, además de proporcionar etiquetas predefinidas como #FollowUp, #Important o #Reminder. Las etiquetas y notas se pueden buscar para facilitar la búsqueda de grabaciones antiguas en una fecha posterior.

La aplicación es gratuita, aunque hay un servicio de suscripción que te permite pagar por la transcripción de tus notas. Dado que el objetivo de la aplicación es grabar solo los aspectos destacados de una reunión o presentación, no debería ser demasiado doloroso transcribirlos.

5. Minutes App

Disponible en: iPad

Seis aplicaciones matadoras para empresas - Minutes App

Similar a Cogi, Minutes App está diseñada para asegurarse de que los momentos clave de la reunión no se olviden una vez que salgas de la sala de reuniones. Simplifica el proceso de elaboración de las minutas lo más posible, ocupándose de todo, desde el registro de los puntos de acción hasta el envío de las minutas finalizadas a los participantes.

Comienzas ingresando la descripción de tu reunión, o si la reunión ya está almacenada en tu Calendario, Minutes App puede extraer el título de allí. Luego agregas participantes desde tus contactos de iPad. Si no tienes detalles de correo electrónico almacenados para un participante específico, su nombre se resaltará en naranja y podrás tocarlo para agregar una dirección.

El formulario de las minutas también incluye un “espacio de preparación” donde puedes escribir cualquier nota que se mantendrá privada para ti (por ejemplo, arreglos para reuniones futuras). Luego, hay un formulario donde puedes escribir las minutas como lo harías normalmente. El diseño es claro, aunque nos gustaría ver más opciones de formato, como la capacidad de subrayar o resaltar títulos o usar viñetas y listas numeradas.

Más útil aún, además de las notas generales, también puedes crear puntos de acción. El formulario te permite ingresar un punto de acción, asignar un responsable de la lista de participantes y establecer una fecha límite.

Cuando la reunión haya terminado y se hayan completado todas las notas y puntos de acción, puedes presionar un solo botón para enviar las minutas a todos los participantes, incluyendo los puntos de acción y las fechas límite. Luego, en la próxima reunión, puedes acceder a las minutas de las reuniones anteriores (gira el iPad al modo horizontal para acceder a las notas de las reuniones anteriores) y marcar cada punto de acción, lo que facilita asegurarse de que todo esté hecho. Minutes App mantiene todo claro, conciso y responsable.

6. Eclipse Manager

Disponible en: Windows, Windows Phone

Seis aplicaciones matadoras para empresas - Eclipse Manager

Si trabajas en varios proyectos simultáneamente y utilizas Windows, echa un vistazo a Eclipse Manager. Te ayuda a realizar un seguimiento de todas las tareas individuales que deben completarse para cada proyecto, identificando cuáles requieren tu atención inmediata y cuáles pueden posponerse para más adelante.

La interfaz de usuario de Eclipse Manager se divide en Carpetas, Proyectos y Tareas. Las carpetas organizan proyectos de tipos similares (por ejemplo, “desarrollo de aplicaciones”), mientras que los proyectos (como “aplicaciones de gestión de contactos”) comprenden una lista de tareas (“estructurar la página de inicio”) que deben completarse. Cada proyecto se puede asociar con un costo, con tres opciones de cobro: incremental (con sumas asignadas a cada tarea), al completarse o por hora. Si cobras por hora, puedes usar la aplicación para rastrear cuándo inicias y detienes el trabajo en una tarea específica, lo que te ayuda a mantener el seguimiento de la facturación.

Las tareas individuales, a su vez, pueden recibir una prioridad y fechas límite específicas y clasificarse en diferentes columnas dentro de los proyectos. Puedes crear columnas para “por hacer” y “tareas completadas” o crear subcategorías de tareas dentro de un proyecto. Solo haz clic derecho en un espacio vacío en un proyecto para abrir la opción de crear columnas.

Eclipse no es el administrador de tareas más sofisticado que existe. No hay opción para crear gráficos o dependencias (no puedes especificar que las tareas A y B deben completarse antes de que la tarea C pueda comenzar) y no puedes establecer una fecha de vencimiento general para tu proyecto.

Sin embargo, esta simplicidad es lo que hace que Eclipse sea atractivo: puedes obtener el software y comenzar en segundos. Simplemente registra tus proyectos y tareas, revisa lo que debe hacerse primero en la vista de línea de tiempo y continúa con las cosas que generan dinero. El Live Tile te recordará tu lista de tareas si te distraes.

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